يرتبط مصطلح مؤشرات الأداء الرئيسية Key Performance Indicators -والمعروف اختصارًا بـ (KPIs)- بتقييم أداء الموظفين، وبالأهداف التي يتم محاسبتهم بناء على مدى نجاحهم في تحقيقها.

لا يختلف الأمر كثيرًا بالنسبة للتوظيف. في الواقع فإن مفهوم مؤشرات الأداء الرئيسية يستخدم على نطاق واسع في عالم الأعمال، ولا يقتصر فقط على أداء الأفراد، أو حتى الإدارات، وإنما يتسع ليشمل أداء المنشآت ككل.

ولكن ماذا عن مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف؟ وكيف تعمل على قياس كفاءة عمليات التوظيف داخل المنشأة؟

هيا بنا نكتشف سويًا!

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف؟

مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف هي مقاييس تستخدمها فرق التوظيف لقياس مستوى أدائها ومدى نجاح استراتيجيات التوظيف التي تستخدمها، والتنبؤ باحتمالات تحقيق الأهداف. وتساعد مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف في تقييم فاعلية إجراءات التوظيف من عدة زوايا، أو مؤشرات، بدءًا من المدة التي يستغرقها شغل وظيفة شاغرة إلى تكلفة توظيف موظفين جدد. 

أهم مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف 

لتحسين استراتيجيات التوظيف وضمان اكتساب المواهب بنجاح، يجب أن يكون متخصصو الموارد البشرية على دراية جيدة بمؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف، حيث يلعب كل منها دورًا حيويًا في قياس فعالية عملية التوظيف والقوى العاملة في المنشأة ككل. فيما يلي نستعرض بعضًا من أهم مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف، مع عرض طرق تفعيلها وتقنيات تقييمها ونصائح أيضًا لتحسينها: 

1. زمن التوظيف Time to Hire

هو مقدار الوقت الذي تستغرقه المنشأة لشغل منصب شاغر، ويقيس عدد الأيام التي تستغرقها عملية التوظيف من تاريخ نشر إعلان الوظيفة الشاغرة إلى الوقت الذي يقبل فيه المرشح عرض العمل، وترجع أهمية هذا المؤشر إلى أنه يوضح مدى سرعة وكفاءة فريق التوظيف في تحديد وتأمين أفضل المواهب، وكلما كان الوقت المستغرق لعملية التوظيف أقل فإن ذلك يعد أحد المؤشرات على كفاءة عملية التوظيف.

• استراتيجيات لتحسين مؤشر زمن التعيين:

• تبسيط عملية التقديم، باستخدام نظام لتتبع المرشحين ATS، مما يسهل عملية التقديم ويختصر الجهد والوقت المستغرقين في الفرز.

• الاستفادة من منصات التوظيف ووسائل التواصل الاجتماعي، حيث يساعد ذلك على زيادة معدلات الوصول إلى الإعلان، وجذب مجموعة أكبر من المتقدمين بسرعة أكبر.

• الاعتماد على قنوات توظيف موثوقة من قبل المرشحين المحتملين من مثل وكالات التوظيف ومعارض الوظائف وفعاليات التواصل، يضمن أن يكون لديك مجموعة جاهزة من المتقدمين عند فتح باب الترشح لوظيفة شاغرة.

• تحسين أوصاف الوظائف: حيث أن إعلانات الوظائف الواضحة والموجزة تكون أكثر جذبًا للمرشحين المناسبين بشكل أكثر فعالية، مما يقلل من الوقت المهدر في مقابلة المتقدمين غير المناسبين.

2. التكلفة لكل عملية توظيف Cost Per Hire

يقيس مؤشر تكلفة عملية التوظيف إجمالي النفقات المترتبة على تعيين موظف جديد، بما في ذلك الإعلان ورسوم وكالات التوظيف واشتراكات المنصات، وتكلفة الوقت الذي تقضيه فرق التوظيف في كل عملية توظيف. ويعتبر هذا المؤشر في غاية الأهمية لأنه يؤثر على ميزانية التوظيف الإجمالية ويساعد في فهم الكفاءة المالية لعمليات التوظيف.

• نصائح لتحسين الإنفاق على التوظيف:

• استخدام تحليلات مواقع التوظيف: حلل فعالية مواقع التوظيف المختلفة لتحديد أيها يوفر لك أفضل النتائج بأقل تكلفة.

• الاستفادة من توصيات الموظفين: شجع موظفيك الحاليين على ترشيح الأشخاص المؤهلين من دوائر تواصلهم، مما قد يقلل من الحاجة إلى وكالات الإعلان والتوظيف الخارجية.

• التفاوض مع الوكالات: التفاوض للحصول على أسعار أفضل من وكالات التوظيف لخفض تكلفة الحصول على المرشحين.

• تحسين إعلانات الوظائف: التأكد من أن إعلانات الوظائف مكتوبة بشكل جيد لجذب المرشحين المناسبين بسرعة، مما يقلل من الحاجة إلى الإعلان لمدة أطول بتكلفة أعلى.

3. جودة التوظيف Quality of Hire

يساعد مؤشر جودة التوظيف في تقييم المساهمة طويلة الأجل للموظفين الجدد، وهذا يشمل أداءهم ومدى وتأثيرهم على أهداف العمل، وتشير جودة التوظيف العالية إلى أن استراتيجية التوظيف فعالة في جلب أفضل المرشحين الذين يمكنهم التأثير بشكل إيجابي على نمو المنشأة.

• أدوات تقييم مؤشر جودة التوظيف:

• استخدام تقييمات التوظيف التنبؤية: أي التقييمات التي تتنبأ بأداء المرشح الوظيفي ومدى ملاءمته لثقافة المنشأة أثناء عملية التوظيف.

• تتبع الأداء بعد التوظيف: تقييم أداء الموظفين الجدد من حيث متطلبات الوظيفة المحددة مسبقًا وأهداف العمل، لقياس مدى نجاح عملية التوظيف.

• تحليل لوحات معلومات التوظيف: استخدام تحليلات التوظيف لمراقبة وتقييم فعالية قنوات واستراتيجيات التوظيف المختلفة في جلب المتقدمين المؤهلين.

• إجراء استطلاعات رضا المدراء: جمع الملاحظات بانتظام من مدراء التوظيف حول أداء وملاءمة الموظفين الجدد لتحسين عملية التوظيف باستمرار.

4. رضا المرشحين

رضا المرشحين يعني كيفية شعور المرشحين نحو عملية التوظيف، فالتجربة الإيجابية يمكن أن تجتذب أفضل المرشحين وتعزز من سمعة المنشأة، في حين أن التجربة السلبية ستضر بالهوية التوظيفية للمنشأة.

• طرق تتبع وتعزيز رضا المتقدمين:

• استخدام استطلاعات الرأي: بإرسالها إلى المرشحين بعد المقابلة لجمع الملاحظات حول تجربتهم، ويمكن أن تحتوي هذه الاستطلاعات على أسئلة حول عملية التقديم، ووضوح الاتصال، والانطباعات العامة.

• تحليلات مواقع التوظيف: تحليل البيانات التي تجمعها المنصات حول مردود إعلانات الوظائف وعملية التقديم، لتقييم مدى سهولة التقديم، وعدد الأشخاص الذين يتخذون خطوات للتقديم ولكنهم لا ينهون عملية التقديم، فهذه المعلومات ستساعد في جعل عملية التوظيف أكثر سلاسة.

• تحسين التواصل: بهدف إطلاع المرشحين على مستجدات كل مرحلة من مراحل عملية التوظيف، حتى ولو كانت مجرد إخبارهم بأنهم ما زالوا قيد النظر، سيؤدي ذلك إلى تحسين تجربتهم.

• تدريب فريق التوظيف: للتأكد من أن كل من يشارك في عملية التوظيف، يفهم أهمية تجربة المرشح وكيفية تحسينها، وذلك بداية من موظفي الموارد البشرية إلى القائمين على المقابلات.

5. معدل قبول العروض

يقيس معدل قبول العروض عدد عروض العمل التي يقبلها المرشحون، مقارنة بإجمالي العروض المقدمة، ويعكس مدى جاذبية عروض العمل المقدمة من المنشأة، بمعنى أن رفض الكثير من المرشحين للعروض يشير إلى وجود مشكلة يجب معالجتها، قد تكون في الراتب أو في المزايا الممنوحة للموظف أو تتعلق بثقافة المنشأة أو الدور الوظيفي نفسه.

• استراتيجيات لزيادة معدلات القبول:

• التأكد من تنافسية العروض مقارنة بالمعروض في سوق العمل من حيث الراتب والمزايا والامتيازات الأخرى. 

• تخصيص عرض العمل للمرشح، من خلال تسليط الضوء على جوانب الوظيفة التي تتوافق مع أهدافه المهنية أو قيمه الشخصية.

• تعزيز الهوية التوظيفية للمنشأة من خلال الإشارة في إعلانات الوظائف إلى ثقافة المنشأة، وشهادات موظفيها، وفرص النمو الوظيفي في إعلانات الوظائف الخاصة بك وعلى موقع الويب الخاص بك.

• التواصل السريع والواضح بمجرد اتخاذ قرار التعيين، والإسراع بتقديم عروض العمل بشكل واضح، فالعروض المتأخرة أو المربكة تؤدي بالمرشحين إلى إعادة التفكير في قرار قبول العروض.

6. مصادر التوظيف

مؤشر مصادر التوظيف يخبرنا من أين يمكن الوصول إلى أفضل المرشحين، هل هي لوحات معلومات الوظائف، أو التوصيات، أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو وكالات التوظيف، فمعرفة ذلك وتقييم مخرجات تلك المصادر - كمًا وكيفًا- يساعد على تركيز الجهود والموازنات على قنوات التوظيف الأكثر فعالية، مما يجعل عملية التوظيف أكثر كفاءة.

• كيفية الاستفادة من بيانات مصادر التوظيف:

• تتبع وتحليل البيانات: لتحديد أفضل مصدر للحصول على أفضل المرشحين والمصادر التي تؤدي إلى توظيف ناجح.

• تقييم برامج توصية الموظفين: والتي تعد مصدرًا جيدًا للحصول على مرشحين مميزين، لذلك فمن المهم تقييم مدى فعالية برنامج التوصية لديك ودراسة سبل تحسينه.

• الشراكة مع الوكالات الفعّالة: إذا كانت المنشأة تعتمد في عملية التوظيف على وكالات للتوظيف، فيجب تقييم أدائهم، والتركيز على الوكالات التي تفهم احتياجات المنشأة بشكل أفضل.

7. معدل دوران الموظفين Turnover Rates

معدل دوران الموظفين يتعلق بمعدل فقدان المنشأة لموظفيها، وهو مرتبط ارتباطًا وثيقًا بكيفية اختيار المنشأة للموظفين، فتعيين الأشخاص المناسبين للوظيفة والقابلين للاندماج والمشاركة في ثقافة الشركة، فمن المرجح بقاؤهم لفترة أطول.

• طرق تقليل معدل دوران الموظفين من خلال التوظيف الأفضل:

• تحسين عملية المقابلة: استخدم المقابلات للتعرف على ما هو أبعد من مهارات وخبرة المرشحين، ومحاولة فهم أهدافهم وما إذا كانت تتوافق مع ثقافة المنشأة.

• تقديم معاينات وظيفية واقعية: منح المرشحين رؤية واضحة وصادقة عن شكل الوظيفة، لتجنب سوء الفهم والتوقعات الغير متطابقة.

• التركيز على الإرشاد: التركيز على أن الموظفين الجدد يعاملون بحفاوة، ويفهمون دورهم جيدًا.

قد يهمك الاطلاع على هذا المقال: دليلك إلى حساب معدل دوران الموظفين Employee Turnover Rate

8. رضا مدير الإدارة الطالبة للتوظيف

يقيس مؤشر رضا مدير الإدارة الطالبة للتوظيف Hiring Manager إلى مدى رضا ملاءمة عملية التوظيف لاحتياجاتهم، حيث يدل ذلك على جودة نتائج عملية التوظيف، من حيث اختيار أفضل المرشحين.

• استراتيجيات التعاون لتحسين مؤشر رضا المديرين:

• الملاحظات المنتظمة: يجب إجراء عمليات تسجيل منتظمة مع مديري التوظيف والحصول على ملاحظاتهم حول عملية التوظيف ومدى جودة المرشحين.

• إشراك المديرين في وقت مبكر: مما يساعد على ضمان سير عملية التوظيف في الاتجاه الصحيح نحو تحقيق الأهداف المرجوة منها.

• التدريب على تقنيات المقابلة: قدم تدريبًا للمديرين حول كيفية إجراء مقابلات فعالة. يمكن أن يساعدهم هذا في تقييم المرشحين بشكل أفضل.

• مراجعة الإجراءات وتعديلها: مما يضمن فعاليتها في تلبية احتياجات مديري التوظيف.

قد يهمك الاطلاع على هذا المقال: التوظيف الرشيق Agile Recruitment: صرعة عابرة أم تحول ضروري؟

9. الوقت اللازم للإنتاجية

مؤشر الوقت اللازم للإنتاجية يتعلق بالمدة التي يستغرقها الموظفون الجدد لبدء المساهمة بشكل فعال في العمل، فكلما تأقلم الموظفون الجدد بشكل أسرع، فهذا يعني جودة عمليات التوظيف والتوجيه، أما إذا استغرقت عملية تأقلم الموظفين الجدد وقتًا طويلاً، فهذا يعني ذلك أنهم ليسوا الأنسب للوظيفة أو أنهم بحاجة إلى مزيد من الدعم والتدريب.

قد يهمك أيضًا: أفضل 7 ممارسات لإنجاح خطة تهيئة الموظف الجديد

10. فعالية مسار التوظيف

يدل مؤشر فعالية مسار التوظيف على مدى نجاح كل مرحلة من مراحل عملية التوظيف في تحقيق أهدافها، بداية من الإعلان الأولي عن الوظيفة انتهاءً بتوظيف المرشح.

• أساليب تحسين فعالية مسار التوظيف:

• تحليل كل مرحلة: مع التركيز على مقاييس مثل عدد المرشحين الذين انسحبوا في كل مرحلة، ونسبة التقديم إلى المقابلة، ومدة كل مرحلة.

• تحسين إعلانات الوظائف: من خلال التأكد من وضوح إعلانات الوظائف ووصولها إلى الجمهور المناسب، بما يؤدي إلى زيادة عدد المرشحين المؤهلين الذين يتقدمون بطلبات التوظيف.

• تحسين عملية المقابلة والتقييم: عبر استخدم تقنيات المقابلة والتقييم الفعّالة لتحديد أفضل المرشحين بسرعة.

11. معدل إكمال الطلب

يتتبع هذا المؤشر عدد المرشحين الذين يبدؤون عملية التقديم مقابل عدد المرشحين الذين ينهونها، فمعدل الإكمال المنخفض يشير إلى وجود خلل ما، أو إجراء غير مرغوب فيه خلال عملية تسجيل الطلب، أو معطيات غير موضوعية أو منفرة بالنسبة للمرشحين، بما يترتب عليه أن تكون عملية التوظيف طويلة أو مربكة وتحتاج إلى معالجة.

12. العائد على الاستثمار ROI في تسويق التوظيف

يقيس مؤشر العائد على الاستثمار في تسويق التوظيف فعالية جهود تسويق التوظيف، من خلال مقارنة تكاليف عملية التوظيف في مقابل الفوائد التي تعود على المنشأة.

• كيفية تحسين مؤشر عائد الاستثمار في تسويق التوظيف: 

يجب التركيز على استراتيجيات التسويق الفعالة من حيث التكلفة وتتبع القنوات التي تجتذب أفضل المرشحين.

أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف

من الأهمية بمكان إن نفهم مردود استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالتوظيف على تعزيز كفاءة وفعالية ونجاح عملية التوظيف بشكل عام، وفيما يلي نستعرض أهم الفوائد التي تحققها مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف:

1. تحسين عملية اتخاذ القرار

الاعتماد على مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف يساعد مدراء التوظيف على اتخاذ قرارات تعتمد على بيانات حقيقية وليست مجرد تخمين، ما يدعم تحسين استراتيجيات التوظيف. 

2. تحسين الكفاءة

تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية على تبسيط عملية التوظيف، من خلال مراقبة مقاييس مثل زمن عملية التوظيف ومعدل نجاح المتقدمين، ما يساعد في تسريع عملية التوظيف، وزيادة كفاءة فريق التوظيف.

3. إدارة التكاليف

تعطي مؤشرات الأداء الرئيسية مثل تكلفة كل عملية توظيف صورة أكثر وضوحًا للأثر المالي لعملية التوظيف، مما يساعد في إدارة النفقات بشكل أفضل.

4. جودة أفضل للتوظيف

تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف مثل تجربة المرشح في ضمان جذب أفضل المواهب وتقييم مدى ملاءمتهم للوظيفة بشكل فعال.

5. تجربة مرشح محسنة

تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تركز على رضا المرشح وتجربة المرشح في إنشاء عملية توظيف أكثر ملاءمة للمتقدمين.

6. اكتساب المواهب الاستراتيجية

من خلال مقاييس مثل فعالية مسار التوظيف ورضا مدير الإدارة الطالبة للتوظيف فإن مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف لا تضمن شغل المناصب فحسب، بل تضمن أيضًا اكتساب المواهب بشكل استراتيجي بما يتناسب مع ثقافة الشركة وأهدافها طويلة الأجل.

كيفية رصد وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية

يمثل رصد وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) في التوظيف بفاعلية نهجًا يسمح بالتتبع الدقيق والتحليل والتحسين المستمر، وفيما يلي سنستعرض خطوات وطرق رصد وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف بكفاءة:

1. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية: 

لا بد من تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر صلة بأهداف التوظيف في المنشأة. 

2. استخدام نظام تتبع المرشحين (ATS): 

يمكن لنظام تتبع المرشحين أتمتة قياس العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية، وتسجيل بيانات مثل عدد المتقدمين والوقت المستغرق للتوظيف ومصادر التوظيف وغيرها، لذا عليك اختيار نظام تتبع للمتقدمين يوفر ميزات إعداد التقارير والتحليلات الهادفة.

3. إعداد لوحة معلومات Dashboard للتوظيف: 

يجب إنشاء لوحة معلومات للتوظيف باستخدام أدوات مثل Microsoft Excel أو Google Sheets أو أدوات أكثر تقدمًا مثل Tableau أو Power BI، وتوفر لوحة المعلومات نظرة عامة على أداء التوظيف.

4. الربط بين مصادر البيانات: 

ربط جميع مصادر بيانات، مثل نظام تتبع المتقدمين ونظام معلومات الموارد البشرية وأي منصات توظيف خارجية، يساعد في تجميع البيانات في مكان واحد لتوفير إمكانية التحليل الشامل.

5. جمع البيانات بانتظام: 

من المهم إنشاء روتين لجمع وتحديث بيانات مؤشر الأداء الرئيسي بانتظام، سواء كان ذلك أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي، حسب حجم التوظيف واحتياجات المنشأة.

6. قياس وتسجيل البيانات النوعية: 

يجب تسجيل بيانات مؤشرات الأداء الرئيسية في نظام معلومات للموارد البشرية الخاص بالمنشأة أو قاعدة بيانات مخصصة لذلك.

7. تحديد المعايير: 

يجب إنشاء معايير مهنية أو داخلية لكل مؤشر أداء رئيسي لتقييم أداء المنشأة وفقًا لهذه المعايير.

8. المراجعة والتحليل المنتظمين: 

يجب مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالمنشأة لتحديد الاتجاهات أو مجالات التحسين أو الاستراتيجيات الناجحة التي يجب الاستمرار فيها وتوسيع نطاقها.

9. تحديث العمليات بناءً على النتائج: 

من المهم استخدام البيانات الناتجة عن تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية، لصقل استراتيجيات وعمليات التوظيف الخاصة بالمنشأة.

10. توثيق التغييرات والنتائج: 

الاحتفاظ بسجل لأي تغييرات تم إجراؤها على استراتيجية التوظيف الخاصة بالمنشأة وتأثيرها على مؤشرات الأداء الرئيسية، لفهم الاستراتيجيات التي تعمل بشكل أفضل بالنسبة للمنشأة.

11. ضمان الخصوصية وأمن البيانات:

عند تسجيل وتخزين بيانات التوظيف، وخاصة البيانات الشخصية للمرشحين، يجب التأكد من الامتثال لقواعد حماية البيانات مثل GDPR أو CCPA.

وباتباع هذه الخطوات، يمكنك تسجيل مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف واستخدامها بشكل فعال لتحسين عمليات التوظيف ونتائجها.

وختامًا..

يمكن القول بأن فهم وإدارة مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف بشكل فعال يضيف قيمة حقيقية لأداء المنشآت التي تسعى إلى تحسين عملية التوظيف الخاصة بها. من خلال التسجيل الدقيق وتحليل والاستجابة لمؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف يمكن للمنشآت تعزيز كفاءة وفعالية استراتيجيات التوظيف الخاصة بها، ما يساهم في النهاية في النجاح والنمو العام للمنظمة، وهو المفتاح للبقاء في المقدمة. 

ولا ننسى أن استخدام الأدوات المناسبة لتتبع المرشحين وإدارة عملية التوظيف يعد مفتاحًا للنجاح في إدارة مؤشرات الأداء الرئيسية للتوظيف من خلال توفير مورد خصب للبيانات القابلة للتحليل.